La soutenance d’appels d’offres est un exercice complexe tant les règles du jeu sont multiples.
La soutenance d’appels d’offres intervient généralement dans la seconde phase de l’appel d’offres, après que les points forts de la proposition écrite des différents prestataires ait été étudiée dans une procédure adaptée à chaque dossier de consultation.
La soutenance d’appels d’offres – ou soutenance commerciale – est le point d’entrée de la shortlist dans laquelle chaque membre de l’équipe de soutenance aura un rôle clé pour donner envie aux membres du jury, mettre en avant les points forts de l’offre, tout en respectant le timing et les règles du jeu spécifiques (cahier des charges spécifique, marchés publics...).
Dans cet exercice de soutenance d’appels d’offres la maîtrise des outils de communication est décisive car la décision finale ne sera pas basée uniquement sur le mémoire technique ou le dossier de candidature mais sur la capacité de chacun de donner envie lors de la présentation orale.
Les techniques de communication sont un outil transversal – et fondamental – pour tout dirigeant, haut potentiel, manager ou expert. Mais elles trouvent également leur utilité pour gérer des phases spécifiques de la vie de l’entreprise. C’est le cas pour Derichebourg qui a fait appel à Nelta pour concevoir une formation dédiée à la préparation des soutenances d’appel d’offres stratégiques.
Cet exercice particulier se prête en effet particulièrement bien à l’utilisation de techniques permettant de mettre la forme au service du fond. Concrètement, la soutenance intervient généralement après la soumission d’un dossier écrit. Dans cette première phase, on travaille la technicité de la réponse, la stratégie et l’offre financière. C’est le temps de l’exhaustivité et du détail qui va impliquer différentes directions de l’entreprise.
Si votre réponse a retenu l’attention de votre client ou de ses acheteurs, vous êtes invité à venir soutenir votre dossier à l’oral. Et c’est précisément là qu’il faut changer de paradigme.
L’oral n’est PAS un temps d’exhaustivité. Inutile de venir présenter sous forme de slides l’intégralité des points abordés dans le dossier que vous avez adressé. Ce n’est pas ce que l’on attend de vous, c’est même le pire des choix. Il faut au contraire accorder un temps important de préparation pour mettre en lumière les éléments décisifs de votre offre. Pour cela, nous conseillons de respecter quelques règles :
SGRR : Simplifier / Grossir / Répéter / Résumer pour respecter les spécificités du temps oral (cf étude Mehrabian).
Ou encore la méthode de construction de contenu Nelta en 6 étapes (calibrage, objectif, structure, messages, argumentation, variations).
Cette phase est fondamentale pour donner un angle différenciant à votre soutenance.
Viennent ensuite se superposer des éléments de gestion du facteur humain pour canaliser le stress inhérent à tout projet à enjeux. Là encore, pas de meilleure solution que la répétition des séquences de démarrage, de transition et de conclusion.
A ce stade, c’est la complicité de l’équipe de soutenance – générée par le temps de préparation et de répétition – qui fait la différence. C’est l’un des piliers du programme que nous avons bâti pour Derichebourg.
Enfin, parce qu’une soutenance est aussi un rapport de force et une négociation avec un client ou des acheteurs, il faut préparer l’équipe à la gestion de situation de communication conflictuelle voire dialectique. Identifier les attaques récurrentes et maîtriser les parades adaptées et anticiper les déstabilisations qui peuvent survenir. Ce sont autant de clés pour ne pas se laisser dévier de son objectif ou risquer l’enfermement sur des sujets secondaires. Une demi-journée du programme est consacrée à ces techniques.
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d’informations sur les techniques de communication à privilégier dans les soutenances d’appel d’offres ou sur nos programmes dédiés. Tous nos remerciements à Derichebourg pour leur confiance.